各學(xué)院（研究院）：
為促進(jìn)我校學(xué)術(shù)交流,，提升我校在國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)界的影響力，學(xué)校將擇優(yōu)資助我校主辦或作為主要承辦方承辦的大型學(xué)術(shù)會(huì)議,。為做好2018年學(xué)校舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議資助申報(bào)工作,，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一,、資助范圍
1、資助的國(guó)際會(huì)議要求會(huì)議代表在100人（含）以上,，原則上國(guó)外會(huì)議代表應(yīng)占會(huì)議人數(shù)的10%以上,。境外參會(huì)人員國(guó)別不少于兩國(guó)。應(yīng)符合教育部《關(guān)于在華舉辦國(guó)際會(huì)議管理辦法的實(shí)施細(xì)則（試行）》相關(guān)規(guī)定,，需經(jīng)過國(guó)際合作與交流處到教育部備案,，并獲得教育部批文。
2,、資助的大型國(guó)內(nèi)會(huì)議要求會(huì)議代表在300人（含）以上,，原則上我校教師代表人數(shù)應(yīng)少于會(huì)議人數(shù)的20%，會(huì)議學(xué)生代表人數(shù)應(yīng)少于會(huì)議人數(shù)的30%,。
3,、會(huì)議資助的申請(qǐng)人應(yīng)為中國(guó)石油大學(xué)（北京）正式人員。
4,、本年度資助會(huì)議召開的時(shí)間應(yīng)在2018年1月1日至2018年12月31日之間,。
二、申報(bào)程序及材料
1,、我校國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議資助實(shí)行申請(qǐng)制度,。申報(bào)需準(zhǔn)備如下材料：
①申請(qǐng)人將辦會(huì)計(jì)劃報(bào)送至所在院（部），填寫《中國(guó)石油大學(xué)（北京）舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議資助申請(qǐng)表》（見附件1）,，并提交至所在院（部）,。
②各院（部）通過初審后，12月31日前向科學(xué)技術(shù)處提交《中國(guó)石油大學(xué)（北京）舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議資助申請(qǐng)表》（見附件1）,、《學(xué)院（研究院）推薦公函》（附件4）和會(huì)議背景材料各1份,，同時(shí)將電子版發(fā)送到科學(xué)技術(shù)處聯(lián)系人。
2,、科學(xué)技術(shù)處將舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議申請(qǐng)匯總審核后,，提交校學(xué)術(shù)委員會(huì)審議。根據(jù)每年學(xué)術(shù)交流計(jì)劃的總體情況及該申報(bào)會(huì)議的評(píng)審情況,，確定資助舉辦會(huì)議名單,。
3、具體申報(bào)流程可參見附件5,。
三,、資助標(biāo)準(zhǔn)
1,、資助經(jīng)費(fèi)包括會(huì)議場(chǎng)地租金、會(huì)議材料印刷費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi),。
2,、會(huì)議資助參照如下標(biāo)準(zhǔn)，按照實(shí)際正式注冊(cè)參會(huì)人員確定資助費(fèi)用最高額度,，并以實(shí)際發(fā)生費(fèi)用為準(zhǔn)。
中國(guó)石油大學(xué)（北京）舉辦會(huì)議資助標(biāo)準(zhǔn)
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人數(shù) |
會(huì)期 |
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1天 |
2天 |
3天 |
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100（含）~200 |
80元/人 |
160元/人 |
240元/人 |
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200（含）~300 |
100元/人 |
180元/人 |
260元/人 |
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300（含）以上 |
120元/人 |
200元/人 |
280元/人 |
*會(huì)期半天時(shí)資助標(biāo)準(zhǔn)按全天的70%計(jì)算,；會(huì)期超過3天時(shí),，只資助3天會(huì)期費(fèi)用。
四,、注意事項(xiàng)
1,、獲批資助舉辦的學(xué)術(shù)會(huì)議需在舉辦前1個(gè)月向科學(xué)技術(shù)處提交會(huì)議代表參會(huì)名單、會(huì)議議程,、會(huì)議預(yù)算,、會(huì)議通知等相關(guān)材料及教育部批示文件。未及時(shí)提交以上材料的,，視為自動(dòng)放棄資助,。
2、會(huì)議結(jié)束后1個(gè)月內(nèi),，會(huì)議的負(fù)責(zé)人需向科學(xué)技術(shù)處提交會(huì)議總結(jié)（附件2）和會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷單（附件3）,，經(jīng)科學(xué)技術(shù)處審批后，予以報(bào)銷,。
3,、獲得學(xué)校資助資格的學(xué)術(shù)會(huì)議，未能如期舉辦的,，自動(dòng)取消資助資格,。
如有不明事宜，請(qǐng)與科學(xué)技術(shù)處聯(lián)系,。
聯(lián) 系 人：王 竹 君
聯(lián)系電話：89733055
聯(lián)系地址：主樓A1216
科學(xué)技術(shù)處
二〇一七年十二月六日