1,、來(lái)訪前備案
短期外專來(lái)訪前,，請(qǐng)按照國(guó)際合作與交流處主頁(yè)—辦事指南—外專聘請(qǐng)的要求進(jìn)行備案；
短期外專機(jī)票不得由外國(guó)專家自行購(gòu)買,，校內(nèi)邀請(qǐng)人憑備案表和借支憑證到財(cái)務(wù)處借支票或匯款購(gòu)買,。
2、到訪后準(zhǔn)備報(bào)銷材料
（1）《中國(guó)石油大學(xué)（北京）短期外國(guó)專家聘請(qǐng)備案表》,，需加蓋國(guó)際合作交流處公章,；
（2）在財(cái)務(wù)處主頁(yè)—下載中心中，下載填寫《外籍專家短期來(lái)華訪問費(fèi)用報(bào)銷單》,；
（3）來(lái)訪專家護(hù)照的首頁(yè),、簽證頁(yè)，出入境記錄頁(yè)；
（4）電子客票行程單和驗(yàn)真單（無(wú)法驗(yàn)真的請(qǐng)?zhí)峁┑菣C(jī)牌）,，其他費(fèi)用（如住宿,、簽證費(fèi)）發(fā)票；
（5）以上材料（3）（4）需要外專,、經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人,、經(jīng)手人簽字確認(rèn)；如材料中有國(guó)外發(fā)票,，還需要國(guó)際合作交流處相關(guān)人員審核簽字,；
（6）請(qǐng)將以上材料以票據(jù)粘貼單大小為標(biāo)準(zhǔn)，整理粘貼整齊,；
3,、到新綜合樓南樓二層財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷手續(xù)
報(bào)賬時(shí)請(qǐng)攜帶經(jīng)費(fèi)卡、報(bào)銷材料,，結(jié)算資金通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬直接打入經(jīng)費(fèi)卡負(fù)責(zé)人工資卡或部門公務(wù)卡中,。